従業員のマイナンバーの確認のタイミングについて

　従業員からのマイナンバーの収集はいつ行えばよいのでしょうか。

　マイナンバー制度は、２０１６年１月からスタートしますが、本年１０月以降は、通知カードによって個人番号が通知された後であれば、個人番号の事前収集が可能となっています（当初は事前収集は不可でしたが、ＯＫとなりました。）。しかし、マイナンバーの事前収集が可能なのは、事業者が、いわゆる「安全管理措置」をきちんと施した上で、「本人確認措置」をとることが必要になります。安全管理措置が施されていないのに２０１５年中に事前収集をすると、安全管理措置義務違反になる可能性があります。

　一方、２０１６年の扶養控除申告書には、従業員や扶養家族のマイナンバーを記載する欄がありますが、法スタート前の２０１５年中の収集であれば、マイナンバーの記載は不要なのでしょう。また、マイナンバーの役所に対する提出は、２０１６年の源泉徴収票がスタートです。２０１６年の源泉徴収票は、一般的には２０１７年１月までに提出すれば良いのです。一方、退職する従業員については、退職した場合にはその際にマイナンバーを収集する必要があります。また、新入社員、中途採用の社員、パート等で新規に雇用された者についても、入社時点でマイナンバーを収集すべきでしょう。

　以上、まとめると、入社や退職をする従業員からまずマイナンバーを収集し、その他の従業員については、２０１６年内を目処に、順次マイナンバーを収集していくという対応も考えられます。なお、雇用保険もについては２０１６年よりマイナンバーの利用が始まります。しかしながら、雇用保険の手続きで、マイナンバーを取り扱わなければならないケースは少ないでしょうから、ケースが出てきたら都度対応で良いのでしょう。

　社会保障分野については、税関係と異なり、関連の省令等がまだ出ていません。個人番号の本人確認のための告示も出ていません。国税庁の本人確認方法が、社会保障分野においても同じ方法であるとは限りません（ほぼ方法であると推測しますが）。