マイナンバー関係の書類の郵送に、実は「レターパックプラス」はいいかもしれません

　マイナンバー関係の書類を外部に送付する場合、以前の記事にて「基本的には簡易書留が望ましいであろう」という説明をしています。

http://hr1998-blog.blogspot.jp/2015/08/blog-post_7.html

　ややくどいですが、書類の郵送方法について、普通郵便等で送付しても、それ自体で問題があるというわけではありません。
　しかしながらやはり追跡、授受記録が残っている方が、機密保持の観点で一定程度有効であります。そこで、「レターパックプラス」は事前に専用封筒を購入しなければなりませんが、追跡、授受記録がある、４ｋｇまで同料金の５１０円、ついでに（正式ではありませんが）速達扱いに近いということで、ある意味で至れり尽くせりなのです。
　一方の簡易書留は４３０円～、ただしこれは定形５０ｇまでの場合で、少し書類を増やしてしまうとすぐに５１０円を超えてしまいます。しかも速達は別料金。自分で封筒を準備しなければなりません。
　マイナンバー関係の書類は、会社から各種行政機関に送付するというものがほとんどですが、例えば育児休職等で出社していない方が、自宅から書類を送付させるということも考えられるのですが、レターパックプラスを送付して、その中に入れて返送して下さいというようにすれば、お互いに事務処理が簡便になりますね。
　それにしても、簡単にいいますけれど、マイナンバーっていろいろ対策しようとすると、とにかくお金がかかりますね。致し方ないのでしょうけれどね。

マイナンバーの収集はぎりぎりいつ行えばよいのでしょうか

　本年から、マイナンバー制度の運用が始まり、会社でも本人確認措置や扶養者分も含めた「一斉収集」を考えているところもあるでしょう。ところで、マイナンバーはいつ集めなければならないのでしょうか。「必要最小限」または「できるだけ早期に一斉に」という２つの視点で考えてみたいと思います。

（１）マイナンバーは必要最小限だけ収集する

　２０１６年からマイナンバー制度の運用が開始されたのは、「税関係」と「労働保険関係」です。税関係のうち「住民税」はまだ具体的な取扱いが不明なところもあるので、「源泉所属税」のみ、また「労働保険関係」のうち、「労災保険」は、年金関係の手続きが主であって、用途が限られるため、「雇用保険」に絞って考えてみたいと思います。

　まず「源泉所得税」ですが、源泉徴収票について、本人に交付する分にはマイナンバーは不要となりました。一方、税務署に提出する分については記入が必要です。この、税務署に提出する分については、一般には、年中の給与等の支払金額が５００万円を超える方のみですから、全員分ではありません。
　一方、「雇用保険」はどうでしょうか。現段階でマイナンバーが必要なのは、資格の得喪、雇用継続給付（高年齢、育児、介護）の初回の手続きのみですから、必要な場面は相当限定されます。しかも、雇用保険関係は、扶養の関係はなく、本人のみです。

　年中の給与の支払額が５００万円を超えるかどうかという判断はなかなか難しいところですが、特に私が勤務する中小企業は年中の給与の支払額が５００万円を超える方はほとんどなく、超える方もほぼ確定していることから、その方のみ収集するということも考えられます。場合によっては、年末調整の計算が終了してから収集しても構わないかと思います（扶養控除申告書には、マイナンバー記入欄があり、当欄は記入しなければならないですが、当申告書は外部に提出をするものではないので、ここでは対象外とします。）。

　ところで、雇用保険関係については、ハローワーク等が本年中にマイナンバーの一斉収集・報告を求める可能性があります。そうなると、この対応をそのまま実施するということは難しくなる可能性があります。


（２）将来も含めて必要であろうマイナンバーを収集してしまう

　（１）に記載されているように、今年度のマイナンバーは、税関係と労働保険関係のみですので、健康保険、厚生年金保険関係は予定ですと２０１７年以降ということになります。したがって、国民年金第３号被保険者たる配偶者の本人確認措置についても、来年以降に行うということになりますが、収集事務は何かと大変ですので、一度で済ませてしまおうとするならば、従業員本人と扶養配偶者の本人確認、その他扶養者も含めた番号収集を一度のタイミングで実施してしまうというのも一理あるかと思います。なお、健康保険、厚生年金保険関係についても、日本年金機構や健康保険組合がマイナンバーの一斉収集・報告を求めてくる可能性があります。

ストレスチェックの「実施要領」を作りましょう－サンプル掲載

　昨年末から「ストレスチェック制度」の運用が開始されています。この制度は、決められた１１項目の内容を「衛生委員会等で調査審議」しなければならないのですが、その上で運用ルールや規程を細かく策定するとなかなか負荷がかかるかと思います。調査審議することは指針を遵守するということで致し方ないことですが、実施に際してできるだけ「手間」を省く（この意味は、いい加減に実施するということではなく、法の趣旨に則って適切に運用するということ）という意味でも、調査審議事項をベースとした「ストレスチェック制度実施要領」を作成すると良いのでしょう。今日はそのサンプルを掲載します。ご活用ください。

＜衛生委員会で調査審議しなればらならい１１の項目＞

＜上記１１の項目をベースとした「ストレスチェック制度実施要領」のサンプル＞

従業員がマイナンバーを提出拒否する場合の対応

　マイナンバー法の運用が本格的に始まり、各企業は、どのタイミングで従業員のマイナンバーの一斉収集をするかということについて、検討していることと思います。

　マイナンバーは非常に機微な情報とされるため、従業員の中には、「提出をしたくない」という方も出てくる可能性があります。そのような場合にはどのような対応が必要なのでしょうか。

　マイナンバーに明るい、三宅法律事務所の弁護士・渡邉雅之は以下の記事を執筆されています。実務的な、非常に参考になる記事です。

マイナンバー情報：会社・金融機関はもっと個人番号の収集について努力を、従業員等は個人番号の提供に協力を


　私自身も渡邉先生の意見には賛成ですが、以下のように進めれば良いと思います。

（１）提出できない理由を聞き出し、経緯、記録をきちんと残しておく。

（２）従業員には、「今回は提出しないということは承知したが、マイナンバー制度は国の制度であり、会社としてはマイナンバーを記入して書類を提出しなければならないことから、引き続きマイナンバーの提出の要請をさせていただく。また、行政等からの問い合わせがあった場合には確認させていただくこともある。」ということを話しておく。そして、一定時期ごとに引き続き協力要請し、会社としてはやるべきことをやっているということにしておく。

　つまり、渡邉先生がおっしゃる、「会社・金融機関はもっと個人番号の収集について努力を、従業員等は個人番号の提供に協力を」という趣旨を理解して実行するというものです。

特定派遣事業者を請負に使用する場合にはより注意が必要

　労働者派遣法の改正によって、いわゆる「特定派遣事業者」はどうなるのか　という記事を以前い掲載しました。
　http://hr1998-blog.blogspot.jp/2015/07/blog-post_16.html

　ところで、特定派遣事業者を請負として使用する場合、意外に気づかない注意点は何なのでしょうか。それは、いわゆる「違法派遣」です。「違法派遣」はみなし雇用となることについては、既に議論を待ちません。違法派遣は以下の４つの形態でした。

　（１）派遣労働者を禁止業務に従事させること
　（２）無許可又は無届出の派遣会社から派遣を受け入れること
　（３）派遣期間制限に違反して派遣を受け入れること
　（４）いわゆる偽装請負等

　請負業者が偽装請負に当たる場合（４）が適用されます。ところで、特定派遣事業者が派遣許可を失った後、偽装請負を行うと、（２）も適用されてしまうのです。つまり、偽装請負というのは派遣の形でありながら請負を行っており、本来派遣にしなければならないということです。しかしながら、派遣許可がないとすると、派遣してはいけない業者が派遣を行っているということになってしまいます。これは傷口を広げることになってしまいますのでさらに注意が必要といえるでしょう。

【整理】マイナンバーの収集、本人確認措置

そろそろマイナンバーの一斉収集、本人確認措置を行おうとする企業もあるでしょう。そこでマイナンバーの収集、本人確認措置について整理しました。


【従業員に提出させる書類】

（１）本人識別事項（住所、氏名、生年月日等）があらかじめ印字された扶養控除申告書
→本人、被扶養者のマイナンバーを記入し、また、本人の身元確認書類として使用（※１）

（※１）当ブログでは、過去に以下の記事にて、身元確認で運転免許証を使わない運用を紹介しました。
従業員のマイナンバーの「身元確認」で運転免許証を使わない運用
http://hr1998-blog.blogspot.jp/2015/07/blog-post_24.html

なお、この方法は、弁護士の影島広泰先生も紹介しています。
https://mynumber.clear-works.jp/column/06.html


（２）従業員本人
　通知カード、または番号カードのコピー

（３）被扶養配偶者
　以下のような委任状
　国民年金第３号被保険者たる被扶養配偶者は、本来は会社が当該被扶養者の本人確認措置が必要ですが、従業員自身が被扶養配偶者の番号を確認し、当該委任状を提出すれば、会社の本人確認措置は省略することができるというものです。なお、本件は社会保険関係の手続きですから、本件記事を記載時の2016年においては、まだ未実施ですので、必ずしもあわてて実施する必要はないと思われます。

ストレスチェックに係る産業医契約書のサンプルイメージ

　２０１５年１２月よりストレスチェック制度の義務化がスタートしています。

　産業医を実施者とする場合、これまでの業務よりも業務よりも担当する領域が広がるため、ストレスチェックの領域について、新たに産業医との契約を締結するケースも出でこようかと思います。　その場合の契約書イメージ（サンプル）を作成しましたので、必要に応じて活用して下さい。

ブラック企業・ブラックバイトの実態は？？？－労働相談ホットラインの結果発表

連合が昨年12月実施した、「労働相談ホットライン」。その結果が発表になりました。


【労働相談ホットライン 集計報告】
http://www.jtuc-rengo.or.jp/soudan/soudan_report/data/20151210-20151211.pdf


　今回の相談は、「ブラック企業」・「ブラックバイト」について実施されています。内容を見ると、具体的な内容のため、深刻さがひしひしと伝わってきますね。どれもひどいものばかりです。

【相談事例の概要】
・1 日の勤務時間が10～12 時間と長時間労働を強いられている。有給休暇もほとんど
取れない状態である。
・男性上司に食事に誘われ、食事に行ったが食事中に手を握られた。
・取引先の商品を2 ヶ月に1 度のペースで買わされている。
・パートで勤務していたが、先日会社から「仕事がなくなったので辞めてくれ」と言われ、即日解雇。
・12月中旬で退職することを申し出ていたが、会社から年末年始シフトに入って欲しいとしつこく言われた。
・アルバイトで塾講師をしている。アルバイト先では、授業以外の仕事もしているが、その分の賃金が支払われない。
・休日に強制的に勤務指定され、時間外労働も強制させられる。休暇もほとんど取れない。
・時間外労働が常態化している。毎月40時間以上の残業をしていたが、派遣元から「45時間以上の残業は困る。時間外申請をすると仕事がなくなるかもしれない」と言われた。
・労働時間はタイムカードで管理されているが、終業時刻（17時）にタイムカードを一旦打刻させられ、それから深夜零時くらいまで働かせられる。残業代は支払われない。
・アルバイト時代から勤務して9年（5年前から契約社員）。会社は2017年から無期雇用化する方針を掲げた。雇止めはないと思っていたが、会社から「来年3月で雇止めにする」と言われた。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）の改正－本人交付用の源泉徴収票にはマイナンバーの記載不要に

　平成26年12月11日に制定された、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」ですが、マイナンバー運用開始日である平成28年1月1日に改定されています。


　大きく変わったところはありませんが、実務的に一番大きなところは、既に取扱いは公開されていますが、本人に交付する源泉徴収票にマイナンバーの記載が不要になったことでしょうか。個人に配布する書類にマイナンバーの書類が少なくなったということは、事業主にとって負荷が少なくなりますので、歓迎すべきではないでしょうか。






特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）新旧対比表

マイナンバーに対応した雇用保険関係の帳票

　マイナンバーがいよいよ運用開始になりました。まずは、事業主が最初に対応する可能性があるものの一つが、雇用保険関係かと思います。が、雇用保険関係の帳票が出そろっていますので、参考にすると良いでしょう。

雇用保険関係のマイナンバー帳票

マイナンバー開始：マイナンバーの通知カード・番号カードに関するＱ＆Ａ

　新年になり、いよいよマイナンバーの運用が開始されました。そして、マイナンバーの個人番号カードが発行されるようになります。通知カードも含めて、Ｑ＆Ａが出ていますので、必要に応じて参照するとよいでしょう。

＜マイナンバーの通知カード・番号カードに関するＱ＆Ａ＞
https://www.kojinbango-card.go.jp/faq/index.html

Ｑ１　通知カードの発行者はだれですか？
Ｑ２　通知カードの有効期限はありますか？
Ｑ３　通知カード等の番号通知書類の印字項目に内容の誤り・文字の誤り・文字入力の誤りなどがあった場合は、どのようにすれば良いのでしょうか？
Ｑ４　１０月５日直前または直後に他の市区町村に引越しした場合、通知カードはどのように受け取れますか？
Ｑ５　海外在住ですが、通知カードは送付されますか？
Ｑ６　外国籍ですが、通知カードは送付されますか？
Ｑ７　２０１５年１０月以降に誕生した子供はマイナンバーの申請は必要ですか？
Ｑ８　住民票を移しても番号は変わらないのですか？
Ｑ９　通知カードの再交付は可能ですか？　可能な場合、どこでどのような手続きを取ればよいでしょうか？
Ｑ１０　諸事情（ストーカー、ＤＶ等のやむを得ない理由により住民票の変更ができない場合）で住所変更できない場合、通知カードはどのように受け取ったらよいか
Ｑ１１　個人番号カードは必ず申請しなければいけませんか？
Ｑ１２　個人番号カードに申請期限はありますか？
Ｑ１３　個人番号カードの交付申請はどのように行えばよいでしょうか？
Ｑ１４　個人番号カードの交付申請は、スマートフォンでできますか？
Ｑ１５　オンライン申請の際はどのパソコン、スマートフォンからでもできますか？
Ｑ１６　子供でも個人番号カードの申請はできますか？
Ｑ１７　オンライン申請の場合、ひとつのメールアドレスで家族分を申請できますか？
Ｑ１８　個人番号カード交付申請時に顔写真の貼付が必須でしょうか？
Ｑ１９　郵送での申請の場合、交付申請書に写真は貼り付けますか？
Ｑ２０　オンライン申請の写真データの大きさに制限はありますか？
Ｑ２１　病気などにより「顔写真のチェックポイント」の基準を満たす写真の撮影ができない場合はどのようにしたらいいですか？
Ｑ２２　乳児の写真はどのように撮影したらいいですか？
Ｑ２３　交付申請書の点字表記欄のふりがなが違うのですが、どうしたらよいでしょうか？
Ｑ２４　交付申請書の「代替文字情報」とはなんですか？
Ｑ２５　個人番号カードの交付申請に手数料はかかりますか？
Ｑ２６　個人番号カードの受け取りに必要な書類はなんですか？
Ｑ２７　住民基本台帳カードを持っているのですが、継続して使えるのですか？
Ｑ２８　個人番号カードの記載内容に変更があったときは、どうすれば良いですか？
Ｑ２９　個人番号カードの機能を停止後、もしカードが見つかった場合は再度連絡すれば良いのでしょうか？
Ｑ３０　個人番号カードに有効期限はありますか？　また、更新の際はどのような手続きをとればよいでしょうか？
Ｑ３１　一度申請した内容の取り消しはできますか？
Ｑ３２　返信用封筒は追加でもらえますか？
Ｑ３３　パンフレットを追加でもらえますか？
Ｑ３４　個人番号カードはいつ受け取れますか？
Ｑ３５　個人番号カードの受け取りに必要な本人確認書類が準備できない場合は、どうしたらいいですか？
Ｑ３６　電子証明書の発行を希望しない場合でも、暗証番号は必ず設定が必要ですか？
Ｑ３７　個人番号カードに対応したＩＣカードリーダーの機種はどこで確認出来ますか？
Ｑ３８　個人番号カードを申請し、受け取る前に転出した場合、どのように個人番号カードを受け取れますか？
Ｑ３９　年末調整や社会保険などの手続きのため、勤務先より個人番号の提出を求められています。提出は必須ですか？
Ｑ４０　通知カード、個人番号カードを紛失してしまった場合はどうしたらいいですか？